Debitor – Kunde – Schuldner

Jeder Kunde, welcher Ihnen Geld für eine gestellte Rechnung „schuldet“, wird in der Buchhaltung als Debitor bezeichnet. Schulden sind Forderungen der erbrachten Lieferungen und Leistungen Ihres Unternehmens. Die Debitorenkonten zeichnen diese offenen Forderungen (Offene Posten) innerhalb der Finanzbuchhaltung auf. 

In allen Kontenplänen von DATEV steht für Debitoren der Kontenbereich ab 10000 bis 69999 zur Verfügung. Für ein übersichtliches Forderungsmanagement sind zugeordnete Debitorenkonten notwendig.


MonKey Office vergibt in der Voreinstellung für jeden neuen Kunden ein neues Debitorenkonto. Die automatisierte Zuordnung erfolgt unter: Stammdaten -> Adressen -> := Kunde Faktura. Mit dem Speichern der Adressdaten wird dem Kunden die nächstfolgende Kontonummer aus dem Debitorenbereich vergeben und benannt.

Mit einem Klick auf die blau hinterlegte Bezeichnung „Debitorenkonto“ erhalten Sie weitere Auswahlmöglichkeiten. Die zweite Zeile: „Neues Konto manuell eingeben“ ist z. B. für eine Kontenzuordnung der Debitoren mit den eventuell schon vorhandenen Daten Ihres Steuerbüros. Sie können in diesem Fall für den besseren Im- und Export eine übereinstimmende Debitorennummer Ihrer Kunden einrichten.

Mit der Übernahme der dritten Zeile „Vorhandenes Konto auswählen“ können Sie eine Zuordnung von Sammelkonten im Debitorenbereich verwirklichen. Die Sammelkonten werden vorher im Debitorenkontenbereich angelegt.

z. B. alphabetisch für Nachnamen:

  • 10000 – A-Kunden
  • 10001 – B-Kunden
  • 10002 – C-Kunden
  • 10003 – D-Kunden

Nachfolgend werden sie im Adressbereich zugeordnet. Mit dieser Variante ist es möglich, mehrere Kunden in einer Gruppe über ein Debitorenkonto zu verwalten.

MonKey Office führt diese zugeordnete Debitornummer bei jedem neuen Verkaufsbeleg im Hintergrund mit. Mit dem Schreiben einer Rechnung (Verkaufsbeleg) wird automatisch ein „Offener Posten“ angelegt und der entsprechende Buchungssatz erzeugt. Die OP-Liste ist ein wichtiges Instrument innerhalb der Geschäftsbuchhaltung für betriebswirtschaftliche Kennzahlen und weiterhin unabdingbar für ein übersichtliches Forderungsmanagement im Mahnbereich.

Über die OP-Liste, Filtereinstellung Debitoren können Sie jederzeit Ihre offenen Forderungen einsehen. Über den Filter können Sie weitere Feineinstellungen, z. B. Zeitraum, Betrag usw. vornehmen. Nach dem Aktualisieren werden Ihre Forderungen laut Ihren Einstellungen mit Ausweis der Gesamtsumme angezeigt.

Werden Ihre Rechnungen außerhalb von MonKey Office mit einer anderen Software erstellt, werden die Rechnungsbelege im Bereich: Offene Posten -> Debitorenrechnungen eingepflegt. Auch über diesen Weg entsteht zeitgleich zu jedem Beleg ein offener Posten und Sie können Ihre Forderungen jederzeit über die OP-Liste aufrufen. Somit ist auch hier ein sauberes Management im Mahnbereich gewährleistet.


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