MonKey Office und die E-Bilanz

Beginnend mit MonKey Office Version 11, dem Geschäftsjahr 2013 und der Taxonomie 5.1 konnten Nutzer des FIBU-Moduls von MonKey Office E-Bilanzen erstellen, validieren und versenden. Wenn Sie zu diesen Nutzern gehören, haben Sie auch schon Bekanntschaft gemacht mit der Komplexität der E-Bilanz und den vielfältigen und oft unverständlichen Fehlermeldungen. Die E-Bilanz verwendet für jedes Geschäftsjahr eine neue Taxonomie mit eigenen steuerlichen und rechtlichen Anforderungen, Erweiterungen und Kontenzuordnungen. Diese haben dann noch für die drei Rechtsformgruppen Kapitalgesellschaft, Einzelunternehmen und Personenhandelsgesellschaft gravierende Unterschiede. Der Einbau neuer Taxonomien, die Wartung und Pflege bestehender Bereiche, die Implementierung neuer Anforderungen der E-Bilanz und der Support bei der Erstellung von E-Bilanzen fordern von uns einen extrem hohen Einsatz von Zeit und Personal. Andererseits ist die Zahl der Anwender, welche eine eigene E-Bilanz erstellen, im Vergleich zur Gesamtzahl der FIBU-Anwender relativ gering. Und oftmals wird das sonst von MonKey Office gewohnte intuitive Handling der Software im Bereich der E-Bilanz vermisst. Der intensive Pflegeaufwand in diesem Bereich benötigt Ressourcen, die uns für viele andere, notwendige oder wünschenswerte Weiterentwicklungen von MonKey Office fehlen. Wir haben uns daher entschlossen, beginnend mit MonKey Office 2019 die Weiterentwicklung der integrierten E-Bilanz einzustellen.

Dies war eine schwierige Entscheidung mit vielen Hintergründen, ein wichtiger Aspekt dabei war die Tatsache, dass es inzwischen eine leistungsfähige Alternative für die betroffenen Anwender gibt – mehr dazu weiter unten. Unsere Ressourcen im Bereich Entwicklung und Support sind begrenzt, und wir haben uns dafür entschieden, diese Ressourcen wieder vorranging dem deutlich größeren Anwenderkreis zukommen zu lassen.

Was bedeutet das für Anwender?

Nutzer von MonKey Office 2019 können im Programm selbst keine E-Bilanz mehr erstellen, validieren oder versenden. Der Programmpunkt E-Bilanz entfällt komplett. Mit Vorgängerversionen erstellte oder gesendete E-Bilanzen sind in reduzierter Form im Bereich ELSTER-Versand einsehbar.

Alternativ-Empfehlung:

In den letzten Jahren hat sich die Plattform eBilanz-Online vom Bundesanzeiger Verlag zu einer Komplettlösung für die Übermittlung von E-Bilanzen an das Finanzamt entwickelt. Dort besteht die Möglichkeit, Summen- und Saldenlisten oder Kontenzuordnungen zu importieren und daraus eine E-Bilanz zu erstellen. MonKey Office 2018 bietet seit der Version 15.3 die Möglichkeit, die Summen- und Saldenliste eines Geschäftsjahres für eBilanz-Online zu exportieren. Das Bearbeiten, Validieren und Senden der E-Bilanz erfolgt bei eBilanz-Online.

Wie gehe ich dabei vor?

Sie erstellen zuerst ein Konto bei eBilanz-Online. Für jede Ihrer Firmen erstellen Sie dort einen Mandanten und für jede E-Bilanz einen Vorgang. Ihre allgemeinen Daten für die E-Bilanz geben Sie im Vorgang ein.

Sie buchen wie gewohnt mit MonKey Office und exportieren abschließend die Summen- und Saldenliste für die E-Bilanz. Sie importieren die Summen- und Saldenliste in den entsprechenden Vorgang bei eBilanz-Online. Sie bearbeiten, validieren und senden Ihre E-Bilanz direkt in eBilanz-Online. Eine ausführliche Beschreibung zum Export und Import erhalten Sie in unserer Online-Dokumentation bzw. in der Dokumentation von eBilanz-Online.

Welche Vorteile habe ich?

eBilanz-Online enthält die komplette und jeweils aktuelle Umsetzung der E-Bilanz. Alle von MonKey Office bekannten Elemente sind bei eBilanz-Online enthalten. Viele weitere Möglichkeiten können dort genutzt werden:

  • Erstellen einer Steuerbilanz oder Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung
  • Erstellen einer Handelsbilanz zur Offenlegung beim Betreiber des Bundesanzeigers
  • Digitaler Finanzbericht (DiFin) für Kreditinstitute
  • weitere Bilanzarten wie z. B. Zwischenabschlüsse
  • neben dem Gesamtkostenverfahren kann das Umsatzkostenverfahren gewählt werden
  • weitere Berichtbestandteile wie z. B. Eigenkapitalspiegel, Detailinformationen zu Positionen, Lageberichte, Kapitalflussrechnung etc. sind möglich
  • neben der Kerntaxonomie sind auch Bankentaxonomie, Versicherungstaxonomie, Ergänzugstaxonomie etc. möglich
  • umfangreiches Forum zur Hilfe bei Problemen
  • kostenfreie Webinare zur Nutzung von eBilanz-Online
  • kostenfreie Hotline

Was passiert mit bereits erstellten E-Bilanzen?

Beim Update der Datenbank von einer früheren Version zu MonKey Office 2019 werden wichtige Daten der bereits gespeicherten E-Bilanzen übernommen. Dies sind die Summen- und Saldenliste, die Kontenzuordnungsliste und die ausführliche Druckansicht der E-Bilanz. Die ersten beiden werden als Excel-Dateien im zugehörigen ELSTER-Dokument angehängt. Die ausführliche Druckansicht lässt sich beim Drucken des ELSTER-Versand-Dokuments anzeigen. Das XBRL-Dokument der E-Bilanz sowie das Sende- und Empfangsprotokoll sind ebenfalls im ELSTER-Versand-Dokument enthalten.

Fragen und Unsicherheiten

Uns ist bewusst, dass solche Umstellungen in den gewohnten Abläufen zu Fragen und Unsicherheiten führen können. Unser Support beantwortet Ihnen gerne diesbezügliche Anliegen, wenn Sie hier ein Ticket eröffnen.

Eine Entscheidung zur Zukunft der E-Bilanz in MonKey Office war notwendig. Im Interesse der Weiterentwicklung des Gesamtproduktes und im Interesse der Mehrheit unserer Kunden. Wir hoffen auf Ihr Verständnis und bedanken uns für Ihre Unterstützung.

 

André Tracksdorf
Geschäftsführer ProSaldo GmbH

 

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