Hilfe, mein Postfach läuft über!

Die Mail-App ist für alle ein wertvolles Kommunikationsmittel. Die eingehende Post informiert schnell und unkompliziert auf digitalem Weg. Ebenso flink ist eine Antwort versendet. Mit Hilfe der E-Mails werden kurzfristige Absprachen und Entscheidungen zu den verschiedensten Aspekten getroffen. Im Posteingang landen Werbung, Korrespondenz, Newsletter, Rechnungen, Eintrittskarten, Buchungsbestätigungen, Flugtickets u. v. m..

Ursprünglich war der Posteingang ein Eingangsordner für neue Nachrichten und Mitteilungen. Jetzt gerät er unter der Flut der vielen Informationen oft außer Kontrolle. Die Vorstellung, den gesamten Mitteilungswust Tag für Tag in Papierform auf den Schreibtisch geschüttet zu bekommen, fällt schwer. Wenn man keine Übersicht mehr hat, entwickelt sich das Ganze zu einer ernst zu nehmenden Motivationsbremse. Abhilfe schafft hier ein konkretes Organisieren der E-Mails. Eingehende Nachrichten müssen effektiv kontrolliert werden. Überflüssige Mails werden reduziert und verbannt.

Ziel ist es, den Posteingang kräftig abzuspecken und aufzuräumen.

Der erste Schritt sollte das Löschen von unwichtigen und belanglosen E-Mails sein. Dabei muss gewissenhaft gearbeitet werden, um nicht aus Versehen wertvolle Dokumente zu verlieren. Zu den belanglosen E-Mails gehören Werbe-Mails, Autoresponder und unerwünschte Newsletter. Letztere können in diesem Zusammenhang gleich abbestellt werden. Dazu befindet sich meist am Ende der E-Mail ein dafür vorgesehener Button.

Moderne Systeme wie Google Mail arbeiten nicht mehr mit Ordnern, sie verwalten die Mails über den Posteingang mit einem Archiv und mit Labels. Sie haben den Vorteil einer Mehrfachzuordnung und werden somit viel schneller wiedergefunden.

Im Mailverkehr sind komplizierte Ordnerstrukturen überflüssig geworden. Die weiterentwickelten Suchfunktionen der E-Mail Anbieter funktionieren schnell und zuverlässig. Sie filtern Adressen, Absender, Betreffzeilen und den gesamten Textinhalt nach Übereinstimmungen mit der Sucheingabe. Unterordner mit tiefen Hierarchien sollten unbedingt vermieden werden. Bei der Erstellung einer schlanken Ablagestruktur reichen wenige Hauptordner. Mit dieser vereinfachten Struktur behält man alles im Blick.

Eine weitere Möglichkeit ist das Arbeiten mit Regeln. Regeln sortieren die E-Mails eines Absenders oder eines bestimmten Betreffs direkt an den Zielort. Sie entlasten den Posteingang. Diese gebündelten Mails können dann am Stück bearbeitet werden.

  • Private Dokumente, wie Fotos und Adressen werden außerhalb des E-Mail-Accounts archiviert.

Im Idealfall, dem „papierlosen Büro“, können beispielsweise eingehende digitale Rechnungen sofort in einen Buchhaltungsordner “Rechnungseingang“ auf dem Computer gesichert werden. Alle weiteren buchhaltungsrelevanten Belege werden aus der E-Mail in eigene Ordner abgelegt.

  • Zusätzliche E-Mail Postfächer lassen sich per Weiterleitung an ein zentrales Postfach vereinfachen und müssen nicht einzeln abgerufen werden.
  • Akustische und optische Benachrichtigungen werden deaktiviert. Push-Benachrichtigungen sollten deaktiviert und das automatische Abrufen der E-Mails kann in größeren Abständen erfolgen (z. B. alle zwei Stunden).
  • Jede E-Mail wird einmal geöffnet und sofort bearbeitet. Sie wird entweder beantwortet, weitergeleitet oder archiviert/gelöscht.

Es ist ratsam, sich feste Zeiten für die E-Mail Bearbeitung zu reservieren. Ein Vorschlag wäre z. B. zu Arbeitsbeginn, nach der Mittagspause und noch einmal vor dem Feierabend. Die übrige Zeit gehört den effektiven Aufgaben und Projekten.

Digitale Nachrichten bestimmen inzwischen den Rhythmus des Lebens. Die unterschätzte Gefahr, sich vom eigentlichen Arbeitsprozess durch den E-Mail Verkehr ablenken zu lassen, ist sehr groß. Produktivität und Kreativität treten dabei leider oft zu stark in den Hintergrund.

Regelmäßige Blogbeiträge erscheinen am ersten Mittwoch jeden Monats.

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