Fortlaufende Nummernkreise

Zu den Pflichtangaben in einer korrekten Rechnung gehört eine Rechnungsnummer. Diese Rechnungsnummer muss einmalig sein. Sie ist der Garant einer Rechnungsidentifizierung bei Betriebsprüfungen.

Viele Selbständige arbeiten in der Buchhaltung mit Belegnummernkreisen, die auf einer fortlaufenden Numerierung (ein jeweils um 1 erhöhenden Zähler) basieren. Diese Nummernkreise erleichtern in ihrer individuellen Zusammensetzung die interne Übersicht und garantieren mit der Zählerautomatik ihre Einmaligkeit.

Für eine Analyse von Daten im Rahmen einer Außenprüfung setzt die Finanzverwaltung unter Umständen die Software IDEA ein. Mit IDEA werden automatisiert vollständige Prüfungen in kürzester Zeit ermöglicht. Das Finanzamt prüft auf richtige Umsatzsteuerzahlungen und berechtigten Vorsteuerabzug. Alle Unregelmäßigkeit werden protokolliert. Eine Lücke im Rechnungsnummernkreis oder gar eine doppelt vergebene Rechnungsnummer ist schnell entdeckt und wird eine vom Finanzamt geforderte Erklärung nach sich ziehen.

Es gibt die unterschiedlichsten Gründe, weshalb solche Fehler passieren. Ob es mit der verwendeten Software, durch gleichzeitige Bearbeitung oder plötzlicher Arbeitsunterbrechung passiert. Ob ein Computerabsturz oder eine andere Katastrophe eintritt. Fehler entstehen mit Sicherheit und werden vom Finanzamt als Solche behandelt. Es gibt Fälle, bei denen Hinzuschätzungen veranlasst wurden. Um ernsthafte Probleme dieser Art zu vermeiden, sind folgende Hinweise zu beachten.

Es ist von großer Wichtigkeit, Rechnungsbelege zeitnah auf die geforderten ordnungsmäßigen Angaben nach §14 UStG und die Belegnummern § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG auf Vollständigkeit zu überprüfen. Ist dies erfolgt, wird zeitnah festgeschrieben. Die Pflicht der Festschreibung gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen Auslagerung von Buchführungsarbeiten in jeder Form auf Dritte, wie etwa ein Steuerbüro.
Die protokollierte Festschreibung in MonKey Office generiert eine Journalnummer in lückenloser Reihenfolge, die jeder Buchführung eine Sicherheit der korrekten Aufzeichnungspflicht bietet.

Ist ein Missgeschick entdeckt, gibt es verschiedene Möglichkeiten einer Richtigstellung.

Befindet sich die Rechnung noch im Postausgang, kann alles manuell korrigiert werden.
Im Fall einer doppelt vergebenen Belegnummer muss sie mit der nächstfolgenden Rechnungsnummer neu geschrieben und notfalls das Rechnungsdatum angepasst werden. Die alte Rechnung wird gelöscht und die neue Rechnung verbucht und verschickt.
Ist eine Lücke im Nummernkreis und hier zählt wirklich zeitnahes Controlling, bekommt die nächste neu geschriebene Rechnung über die manuelle Belegeinstellung in MonKey Office, die fehlende Rechnungsnummer. Danach ist unbedingt wieder auf Automatik umzustellen.

Wurde die Rechnung bereits versendet, kann man sie nur stornieren und neu anlegen.
Die neu angelegte Rechnung erhält die fortlaufende Belegnummer aus dem Nummernkreis und einen Bezug in Textform zur stornierten Rechnung, damit der Zusammenhang dieses Vorgangs nicht verloren geht. Die korrigierte Rechnung wird gemeinsam mit der Stornorechnung an den Kunden versendet.

Sollte alles zu spät sein und es geht nichts mehr zu korrigieren, gibt es nur noch eine Möglichkeit – die handschriftliche Begründung.
Dabei muss überlegt werden, was, wann, warum und wem es passiert ist. Diese Erklärung wird mit Datum und Unterschrift den Unterlagen beigefügt. Das ist wichtig, um diese Ungereimtheit auch nach Jahren bei einer Betriebsprüfung nachzuvollziehen.

Wir nähern uns dem Jahreswechsel. Manche Arbeiten sind noch im alten Jahr zu erledigen und natürlich läuft der Geschäftsbetrieb im neuen Jahr fließend weiter. Hier ist Aufmerksamkeit gefragt, denn wird aus Versehen eine neue Rechnung im alten Jahr erstellt, ist schnell so eine „Lücke“ entstanden.

Nichts und Niemand ist von so einem Defizit ausgeschlossen. Keine Software ist fehlerfrei und wir sind es auch nicht. Mit der nötigen Sorgfalt und Achtsamkeit im Buchhaltungsdickicht sollte uns jedoch unnötiger Ärger erspart bleiben.

Wir wünschen Ihnen eine schöne Adventszeit, frohe Weihnachten und einen, auch buchhalterisch lückenlosen, gelungenen Jahreswechsel.
Ihr ProSaldo – Team

Blogbeiträge erscheinen am ersten Mittwoch jeden neuen Monats.

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