Das papierlose Büro (2)

Blogbeitrag: Das papierlose Büro – Einleitung

Blogbeitrag: Das papierlose Büro – (1)

Praxis mit MonKey Office – Teil 2

Laut Teil 1 ist der Rechnungseingangsordner in Papierform Geschichte.

ELSTER-Meldungen: Alle nachfolgend stehenden Meldungen an das Finanzamt werden in MonKey Office automatisch erfasst. Nach dem erfolgreichen Versand, wird das empfangene ELSTER-Protokoll mit gültigem Transferticket als PDF-Dokument im Anhang der Meldung archiviert und dient als GoBD – konformer Nachweis.

  • DFV – Dauerfristverlängerung
  • SVZ – Sondervorauszahlung
  • ZM – Zusammenfassende Meldung
  • LStA – Lohnsteueranmeldung
  • EÜR – Einnahme/Überschussrechnung
  • UStE – Umsatzsteuererklärung
  • UStVA – Umsatzsteuervoranmeldung

Wiederkehrende Buchungen ohne Einzelbelege: Dazu gehören z. B. Abo-Rechnungen, Mietzahlungen, Versicherungen und ähnliches. Das sind regelmäßige Forderungen, die nach einem abgeschlossenen Vertrag über einen gewissen Zeitraum unverändert bleiben. Diese Verträge werden gescannt und ich lege sie in gesonderten digitalen Ordnern, außerhalb von MonKey Office, ab. Die Erarbeitung einer übersichtlichen Ordnerstruktur ist für das Wiederfinden der Dokumente enorm wichtig. Hier ist eine eigene und individuelle Arbeitsweise erforderlich.

Hinweis: Im Fall einer Betriebsprüfung ist es wichtig, alle Aufbewahrungsorte zu kennen, um das geforderte Dokument für die entsprechende Buchung nachzuweisen.

Mietvertrag, Versicherungspolicen und sonstige Verträge sind in weiteren Ordnern archiviert.


Lohnbuchung: Die einzelnen monatlichen Lohnabrechnungen füge ich als Anhang der zuständigen Lohnbuchung hinzu:

SV Buchung: Als Anhang finden sich auch die SV – Beitragsnachweise in der jeweiligen Buchung wieder.


Kontoauszüge Bank: Als Alternative zum originalen Konto – Papierauszug gewinnt der elektronische Kontoauszug (Online – Kontoauszug) immer mehr an Bedeutung. Für den Unternehmer gibt es aber Einschränkungen. Die Finanzverwaltung vertritt den Standpunkt, dass elektronisch übermittelte Kontoauszüge originär digitale Belege sind. Deshalb müssen diese Belege immer in ihrer originären Form als Nachweis archiviert werden. Ein Ausdruck wird als Kopie gewertet und nicht anerkannt. Wenn das Kreditinstitut regelkonforme digitale Bankauszüge bereitstellt, können diese in digitalen Ordnern außerhalb von MonKey Office oder als Anhang in MonKey Office -> Bankauszüge gespeichert werden.

Hinweis: Hier gilt im Einzelfall, eine Entscheidung nach den genauen Richtlinien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu treffen. Im Zweifelsfall ist der originale Kontoauszug in Papierform rechtssicher und GoB konform.

Blogbeiträge erscheinen am ersten Mittwoch jeden neuen Monats.

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