Das papierlose Büro (3)

Blogbeitrag: Das papierlose Büro – Einleitung
Blogbeitrag: Das papierlose Büro – (1)
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Praxis mit MonKey Office – Teil 3

MonKey Office bietet ab der aktuellen Version 2021 für alle Belege eine interne Belegverwaltung.

Der neue Bearbeitungsdialog unter:
Darstellung -> Digitale Belege bietet alle Voraussetzungen für eine einfache und zügige Aufarbeitung jeglicher Belegbuchungen. Im linken Bereich des Fensters werden die Belege über Drag and Drop (Ziehen und Ablegen) oder dem gewohnten Plusbutton eingepflegt. Der rechte Bereich öffnet die jeweils aktivierte Belegansicht. Alle für die Buchung relevanten Daten sind damit greifbar angezeigt und ermöglichen eine schnelle Übernahme oder Abschrift in den Eingabedialog.

Nachfolgend möchte ich anhand meiner Arbeitsweise einen Weg zeigen, welcher den letzten Schritt der Buchhaltungsarbeiten papierlos ermöglicht. Auch dieses Mal soll meine Arbeitsweise nur als Vorschlag oder Anregung dienen.

Die Namensgebung der Rechnungsdateien habe ich wie folgt angepasst:
Abrechnungsmonat-Jahr_Firma_RE_Rechnungsnummer.pdf. Die Zugabe von Abrechnungsmonat und Abrechnungsjahr sind für mich zur Sortierung und genauen Übersicht eindeutiger.

Wie auch bisher erfasse ich die Forderungen (Rechnungseingang) über Offene Posten -> Kreditorenrechnung. Die dazugehörigen gescannten oder per PDF erhaltenen Belege werden jetzt direkt in MonKey Office hinterlegt. Das geschieht über den Menüpunkt: Darstellung -> Digitale Belege einblenden. Im linken Bereich entsteht die Liste der zu buchenden Eingangsrechnungen. Die rechte Ansicht eines aktivierten Belegs vereinfacht die direkte Übernahme mittels Copy-and-Paste (Kopieren und Einfügen) für Daten, die meine Belegbuchung vervollständigen.

Ist die Rechnung vollständig, wird der Beleg nicht mehr über den Menüpunkt Anhänge eingepflegt, sondern direkt in das neue Feld: Digitale Belege gezogen. Nach dem Speichern ist der Beleg aus der Liste der digitalen Belege in den Anhang der Rechnung verschoben und somit vor Ort archiviert.


Der letzte Posten der papierlosen Buchhaltung sind die eigenen Umsatzbelege. Die Debitorenrechnungen (Rechnungsausgang), ebenso Angebote und diverser Schriftwechsel werden nicht mehr ausgedruckt und mit der Post verschickt, sondern ausschließlich per Mail versendet. Dafür sind korrekte Angaben für eine aktuelle E-Mail-Adresse des Debitors notwendig.

Für die Zustellung der Debitorenrechnungen per Mail, ist die Einrichtung des E-Mail-Accounts notwendig. Unter Vorgaben -> E-Mail-Accounts werden alle notwendigen Einstellungen konfiguriert.

Meine Rechnung ist erstellt. Nach Prüfung wird sie über den Druckdialog
Auftrag drucken -> per E-Mail… versendet.

Im Druckdialog befindet sich ein neues Häckchenfeld: Anhang nach dem Druck erzeugen. Dieses Feld sichert den Eigenbeleg der Rechnung als Anhang für die eigene Buchhaltung. Somit ist jetzt auch der Rechnungsausgangsordner digitalisiert.

Im Mail-Dialog finde ich den Rechnungsbeleg als PDF-Datei im Anhang.
Für die Eingabe weiterer Empfängeradressen steht mir im oberen Bereich das Stiftsymbol unter Empfänger zur Verfügung.
Der mittleren Bereich umfasst die persönliche Anrede, einen Begleittext und den Absender.

Der Begleittext der Mail wird über Vorlagen -> Textbausteine vordefiniert und in der Mail nur noch per Kürzel eingefügt. In der Version MonKey Office PRO können diese Texte mit automatisierter Anrede direkt in den Druckformularen eingebettet werden.

Abschließend wird die Mail versendet oder in den Postausgang für späteres Senden verschoben.


MonKey Office PRO: Unter dem Menüpunkt Office -> Anhangübersicht werden alle Anhänge aufgelistet und als Gesamtübersicht dargestellt. Hier bringt eine eindeutige Benennung der Dateien ebenfalls einen Vorteil in der Übersichtlichkeit. Über die Sortierfunktion im Spaltenkopf kann ein Beleg somit eindeutiger gefunden werden.

Darüber hinaus steht diese Anhangübersicht für einen Belegaustausch mit Ihrem Steuerbüro zur Verfügung. Über die Exportfunktion können Sie Ihre digitalisierten Belege an das Steuerbüro übergeben. Folglich kann jeder sogar in diesem Bereich den digitalisierten Weg verwirklichen.


i Blockbeiträge erscheinen am ersten Mittwoch jeden neuen Monats.

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