Das papierlose Büro

Blogbeitrag: Das papierlose Büro – Einleitung

Praxis mit MonKey Office – Teil 1

Fangen wir mit dem Rechnungseingang an. Wie schon erwähnt, sollte man sich vorab eine übersichtliche Benennung von Dokumenten überlegen, die über Jahre gleich bleibt. Es erleichtert eine spätere Belegsuche.

Bei ProSaldo habe ich die schrittweise Umsetzung des papierlosen Büros vor einigen Monaten begonnen. Meine bisherigen Erfahrungen sind Vorschlag und Anregung zugleich. Jeder muss seine eigene Art und seinen eigenen Weg finden.

Rechnungseingänge erhält man auf unterschiedlichen Wegen, in Papierform per Post oder elektronisch per Mail bzw. Download beim Kreditor.

Rechnungen, die auf dem Postweg eintreffen, werden gescannt. Den Namen der PDF-Datei benenne ich einheitlich in “FIRMA_RE_Rechnungsnummer.pdf“ um. Diese werden aus buchhalterischer Sicht zeitlich in einem Monatsordner gebündelt.

Rechnungen, die elektronisch eingehen, werden ebenso als PDF im digitalen Sammelordner abgelegt und nach dem vordefinierten Schema umbenannt.

Der digitale Sammelordner meiner Rechnungen bildet die Grundlage für meine Buchungen, da diese als Anhänge hinzugefügt werden. Die Buchung in MonKey Office erfolgt wie immer. Über Offene Posten -> Kreditorenrechnungen erfasse ich meine Eingangsrechnung. Den dazu gehörigen gescannten Beleg öffne ich in einer Vorschau-Ansicht. Wenn möglich, kopiere ich mir Rechnungsnummer, Text und weitere relevante Daten in meine Buchungsmaske. Bevor ich meine Buchung bestätige, hänge ich den Rechnungsbeleg aus dem Monatsordner an. Dabei wird eine Kopie der Rechnung in der MonKey Office-Datenbank gespeichert.

Die Spalte “A“ – Anhänge zeigt mir die Vollständigkeit meiner Buchungen mit dazugehörigen Belegen.

Hinweis: Auch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreibt vor: Keine Buchung ohne Beleg.

Die elektronische Rechnung wurde als Anhang der Buchung archiviert. Auf dem Computer kann die Rechnung aus dem Rechnungseingangsordner entfernt und evtl. in einem elektronischen Archiv abgelegt werden. Kopien der Rechnungsbelege sind digital in der Buchhaltung mittels MonKey Office zugeordnet und jederzeit einsehbar.


Hinweis: Forderungsfälligkeiten gleich mit dem Buchungsvorgang der Rechnung berücksichtigen und eintragen.

Die Überweisung meiner Rechnungen im OP erstelle ich in MonKey Office unter Offene Posten -> OP-Liste: rechter Mausklick. Zahlungsbedingungen werden in Vorgaben -> Zahlungsbedingungen eingerichtet und in der Adresse unter Faktura-Daten hinterlegt.

Die unter Adresse eingerichtete Bankverbindung sowie der Betrag und der Verwendungszweck aus der Rechnung und natürlich die eigenen Bankdaten werden vollautomatisch übernommen.

Über Zahlungsaufträge löse ich meine Überweisungen aus.

Hinweis: Mit der Version 16.0 für das Jahr 2019 erhält MonKey Office neue zusätzliche Funktionen und Workflows für eine erleichterte und effektivere Umsetzung des papierlosen Büros in der Buchhaltung.

Blogbeiträge erscheinen am ersten Mittwoch jeden neuen Monats.

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