Das papierlose Büro

Für viele Selbständige ist ein papierloses Büro eine Zukunftsvision. Es ist nicht einfach und verlangt eine gewisse Konsequenz, das eigene Büro auf einen möglichst papierlosen Workflow umzustellen. Dennoch sollte sich jeder damit vertraut machen, nicht nur weil es ein “Trend der Zeit“ ist, sondern weil sich in vielen betroffenen Bereichen bereits nachhaltige Veränderungen eingestellt haben.

Hier einige Vorteile:

  • reduzierte Papier- und Druckkosten, gut für die Umwelt und spart Ressourcen
  • Platzersparnis in Lagern und Archiven
  • eine zentrale Ablage in digitaler Form ermöglicht einen gemeinsamen, vernetzten Zugriff auf alle Dokumente, auch die Vergabe von Zugriffsrechten ist möglich
  • es entsteht Mobilität und ein neues Zeitmanagement für produktiveres Arbeiten

Die erfolgreiche Umstellung auf papierlose Abläufe gestaltet die Arbeit flexibler und leistungsfähiger, es bleibt mehr Zeit für das eigentliche Kerngeschäft.

Einen Nachteil gibt es aber auch, er betrifft die Einführungsphase: Je nach Unternehmensgröße und Komplexität kann diese einige Stolpersteine bereithalten und sich daher unterschiedlich aufwändig gestalten. Aber wir sind alle anpassungsfähig und haben Mut und Lust zur Veränderung und damit sollte – mit einer gewissen Disziplin – auch diese Umstellung gemeistert werden können.

Voraussetzungen:

  1. Eine Voraussetzung ist ein Dokumentenscanner. Er sollte schnell sein, beidseitig scannen und über WLAN zentral nutzbar sein. Kleine Unternehmen kommen je nach Dokumentenaufkommen mit der Scannerfunktion des eigenen Druckers zurecht. Oder sie nutzen entsprechende Smartphone-Apps.
  2. Das papierlose Büro braucht vorab eine gute Planung. Jeder sollte sich seine bisherigen Ordner anschauen, in denen er die verschiedenen Belege aufbewahrt. Danach sollte ein Konzept erarbeiten werden, was ihn auch digital in die Lage versetzt, über eine einfache Suchfunktion alle Dokumente wieder zu finden.
  3. Gleiches betrifft begleitende Notizen, Besprechungen, Protokolle usw.. Auch sie brauchen einen durchdachten Plan, der ein unkompliziertes Wiederfinden ermöglicht.
  4. Wichtig ist Durchhaltevermögen, der Lohn ist ein verstummender Drucker. Wir sollten die alten Muster von Ausdrucken und Abheften durchbrechen und uns eine neue digitale Archivierung der Geschäftsprozesse angewöhnen.

Ziel ist es, alle Dokumente wie z. B. Buchungsbelege, Lieferscheine, Eingangsrechnungen, Verträge u.v.m. zu digitalisieren und systematisch an den Orten speichern, denen sie zugehörig sind und auch leicht wieder gefunden werden.

Ironisch ausgedrückt: So müssen wir wegen dem Papierkram von unseren Bürostühlen gar nicht mehr aufstehen, sondern haben alles, was man braucht im Rechner an Ort und Stelle. Und sollten wir doch mal aufstehen, dann natürlich nur für die schöneren Dinge des Lebens!

Gesetzlich ist das papierlose Büro ebenfalls anerkannt und kann damit auch innerhalb der Buchführungspflichten gemäß GoBD real verwirklicht werden.

In einem folgenden Blogbeitrag fangen wir mit der konkreten Umsetzung der Buchhaltung mit MonKey Office an.

 Blogbeiträge erscheinen am ersten Mittwoch jeden neuen Monats.

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