XRechnung / X-mas

Momentan gilt das klassische PDF-Dokument als elektronischer Rechnungsbeleg. In der Weiterverarbeitung wird jedoch relativ oft der Drucker und der Scanner bemüht. Ebenso sind Vervielfältigungen für manuelle Überprüfungen des Dokumentes in anderen Abteilungen üblich. Das führt zu einem fehleranfälligen zusätzlichen Arbeitsaufwand. Ein weiterer Nachteil des PDF-Dokumentes ist, das es sich nicht zuverlässig und ausschließlich in elektronischer Form weiterverarbeiten lässt.

Die XRechnung erfüllt das neue, von den EU-Behörden vorgegebene Format einer korrekten elektronischen Rechnung. Sie wird ab dem 27.11.2020 als verpflichtender Standard bei Auftragsvergabe und Rechnungsversand mit öffentlichen Auftraggebern (Behörden) gefordert. Eine Papier- oder normale PDF-Rechnung wird unter Umständen nicht mehr anerkannt.

Als XRechnung wird ein Rechnungsbeleg bezeichnet, welcher einen Austausch der inhaltlichen strukturierten Datensätze zur Wieder- und Weiterverarbeitung erlaubt. Ziel ist es, ein vollständig technologieneutrales IT-gestütztes einheitliches Verfahren für die Versendung, Prüfung und Weiterverarbeitung der Belege auf rein elektronischem Weg zu systematisieren.

Alle Anwender von MonKey Office PRO besitzen die Voraussetzung, eine korrekt erstellte XRechnung zu erzeugen.
Laut bisherigen Erfahrungen gibt es Unterschiede in den Protokollen der Firmen und Behörden der öffentlichen Hand. Die detaillierten Datenforderungen der verschiedenen öffentlichen Einrichtungen müssen individuell abgesprochen und eingerichtet werden. Unsere Buchhaltungssoftware bietet den erforderlichen Rahmen für diese genormte elektronische Datenübertragung.

In MonKey Office PRO wird eine ganz normale Rechnung eingerichtet. Im unteren Bereich des Eingabedialogs ist ein Element „XRechnung anzeigen“ dazu gekommen. Das wird mit einem Häkchen aktiviert. Daraufhin erscheinen im linken Menü zwei zusätzliche Einträge: XR Kennzeichen und XR Vorschau.

Unter XR Kennzeichen werden zusätzlich relevante Daten abgefragt. Die XR Vorschau ist ein Prüfungsprotokoll zur Vollständigkeit der genormten und gesetzlich vorgeschriebenen Datenübergabe. Anhand dieser Vorschau werden Unvollständigkeiten und Fehler rot angezeigt. Zusätzliche Erklärungen bieten die angehängten Hinweise der Eingabefelder. Die korrekten Eingaben setzen sich aus vielen verschiedenen Bereichen von MonKey Office zusammen und reichen von den Stammdaten bis zu den Vorgaben.

Ist die Rechnung vollständig eingerichtet, wird sie gespeichert. Über das Aktionsmenü wird daraus eine XRechnung erzeugt und an einem ausgewählten Ort gesichert. Die erzeugte Datei kann nun als XRechnung an ihren Empfänger versendet werden. In MonKey Office PRO wird die erzeugte XRechnung automatisch als Anhang gespeichert.


Und hier etwas Unterhaltung zu „XMas“

Folgende Beweislage sagen wir aber auf keinen Fall den Kiddies weiter!

Warum es keinen Weihnachtsmann gibt:

Keine bekannte Spezies der Gattung Rentier kann fliegen. Aber es gibt 300.000 Spezies von lebenden Organismen, die noch klassifiziert werden müssen, und obwohl es sich dabei hauptsächlich um Insekten und Bakterien handelt, schließt dies nicht mit letzter Sicherheit fliegende Rentiere aus, …

Wir wünschen Ihnen eine wundervolle Weihnachtszeit und bleiben Sie gesund, Ihr ProSaldo Team.


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